Bodo's Dynamics NAV und Business Central Blog
Bodo ist ein Dynamics NAV Urgestein. Er programmiert Navision seit DOS Zeiten und hat auch keine Scheu vor .NET und schon gar nicht vor Dynamics 365 oder Azure. Viele Neueinsteiger wurden von ihm in den letzten Jahren zu Entwicklern ausgebildet. In diesem Blog veröffentlichen Bodo und andere Superhelden Interessantes aus der Welt von Dynamics 365 Business Central / Dynamics NAV und Microsoft Azure.Business Central - Belegsendeprofile im Stapel nutzen
Tags: belegsendeprofile, business centralBusiness Central bietet Möglichkeit über „Belegsendeprofile“ einzurichten ob ein Debitor oder Kreditor seine Belege ausgedruckt, per Mail oder als „elektronischen Beleg“ erhält. Mit der Funktion „Buchen und Senden“ in einem Verkaufsauftrag kann man (in Verbindung mit einem Berichtslayout für den E-Mailtext) so zum Beispiel steuern, dass ein Debitor die Rechnung für seinen Auftrag automatisch per Mail erhält sobald Sie diese buchen. Was aber, wenn Sie mehrere Aufträge über die Funktion „Stapelbuchen“ fakturieren und diese dann automatisch drucken oder senden wollen? Beim Stapelbuchen selbst gibt es nur die Option zum „Drucken“. Ein „Stapelbuchen und Senden“ gibt es auch nicht. Nach dem Buchen jeden Beleg anzuwählen und diesen zu „Senden“ ist ein viel zu großer Aufwand.
Eine kleine, nicht dokumentierte Funktion schafft hierbei Abhilfe. Nachfolgend ist in kurzen Schritten beschrieben, wie Sie Rechnungen an mehrere, verschiedene Debitoren „zeitgleich“ drucken bzw. versenden können.
Voraussetzungen
1. Richten Sie die „Belegsendeprofile“ ein und hinterlegen Sie diese bei den Debitoren.
2. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Berichtslayout für den E-Mailtext und hinterlegen Sie es in der Berichtsauswahl.
3. Führen Sie die SMTP-Mail Einrichtung durch.
4. Hinterlegen Sie die Standarddrucker in der Druckerauswahl.
Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen. Jetzt geht es an die Durchführung.
Durchführung
1. Nutzen Sie das Stapelbuchen zum Erstellen der Verkaufsrechnungen.
2. Navigieren Sie mit Hilfe der Suchleiste zu „Geb. Verkaufsrechnungen“.
3. Filtern Sie die Ansicht auf alle Rechnungen, die Sie senden / drucken wollen.
4. Nutzen Sie die Funktion „weitere Auswählen“ um alle Rechnungen zu markieren.
5. Klicken Sie im Menü „Drucken / Senden“ auf die Schaltfläche „Senden…“
Enthält Ihre Auswahl mindestens zwei unterschiedliche Debitoren öffnet sich der folgende Auswahldialog:
Die Optionen haben folgende Bedeutung:
"Überprüfen des ersten Profils und Verwenden für alle ausgewählten Belege."
- Hierdurch wird Ihnen die Einrichtung des Belegsendeprofils vom ersten Debitor angezeigt. Dieses können Sie bei Bedarf noch anpassen. Bestätigen Sie die Einrichtung, wird diese Auswahl für alle ausgewählten Belege verwendet.
"Überprüfen des Profils für jeden Beleg."
- Mit dieser Option wird Ihnen die Einrichtung des Belegsendeprofils für jeden einzelnen Beleg angezeigt. Diese können Sie bei Bedarf anpassen. Bestätigen Sie die Einrichtung, wird Ihnen die Einrichtung für den nächsten ausgewählten Beleg angezeigt.
"Verwenden des Standardprofils für alle ausgewählten Belege ohne Bestätigung"
- ACHTUNG: Mit „Standardprofil“ ist hier nicht das Belegsendeprofil mit dem gesetzten Kennzeichen „Standard“ gemeint!
- Bei dieser Option wird das bei dem jeweiligen Debitor hinterlegte Belegsendeprofil auf den Beleg angewendet ohne dass Sie dies noch einmal überprüfen oder bestätigen können / müssen.
- Haben Sie in den Belegsendeprofilen die Optionen mit „Standardeinstellungen verwenden“ ausgewählt, werden so die Belege automatisch versendet bzw. gedruckt.
Ich wünsche viel Spaß beim Fakturieren!
