Bodo's Dynamics NAV und Business Central Blog

Dynamics NAV 2017 – Beleg als PDF senden und E-Mail-Text automatisch hinzufügen

Verfasst von Bodo am Montag, 24. Juli 2017

Für alle die lieber schauen als lesen: Diesen Blog-Artikel gibt es auch als Youtube-Video.

Wenn Sie einen Beleg, wie zum Beispiel eine gebuchte Rechnung, einem Kunden per E-Mail senden, ist der E-Mail-Text zunächst leer. Sie können natürlich einen Text eingeben, aber wer möchte das schon. Zeit ist Geld, und wer hat das schon.

Abbildung 1. E-Mail senden. Achtung: Das System merkt sich einen eingegeben Text und verwendet diesen beim nächsten Mal wieder. Auch wenn es sich um einen anderen Beleg oder eine anderen Kunden handelt. Da sind Peinlichkeiten nicht ausgeschlossen.

Der E-Mail-Text soll automatisch generiert werden. Und das funktioniert wie folgt (am Beispiel der gebuchten Rechnung):

(1) Öffnen Sie die »Berichtsauswahl - Verkauf«. Aktivieren Sie die Option »Für E-Mail-Text verwenden«. Blenden Sie sich die Spalte »Layout-Code E-Mail-Text« ein, folgen Sie dem Lookup dieser Spalte und öffnen Sie so die »Benutzerdefinierte Berichtsauswahl«.
In der CRONUS AG sind schon ein paar vordefiniert:

Abbildung 2. Benutzerdefinierte Berichtslayouts für die gebuchte Verkaufsrechnung der CRONUS AG.

(2) Über die Aktion »Neu« erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Berichtslayout. Wählen Sie die Option »Word-Layout einfügen«. Nur dann können Sie später dieses Layout mit Word bearbeiten.

Abbildung 3. Neues benutzerdefiniertes Berichtslayout erstellen.

(3) Das neue Berichtslayout bekommt automatisch den Code »1306-000001«. Der Code setzt sich aus der Berichtsnummer und einer fortlaufenden Nummer für das Layout zusammen. Ändern Sie die Beschreibung von »Kopie von Integriertes Layout« in »Mein erster E-Mail-Text« (oder etwas Passenderes).

Abbildung 4. Unser neu erstelltes Berichtslayout für den E-Mail-Text.

(4) Wählen Sie als nächstes »Layout bearbeiten«. Da es für die gebuchte Rechnung standardmäßig ein Word-Layout gibt, hat das System dieses als Vorlage genommen.

Abbildung 5. Das Word-Layout der gebuchten Rechnung.

(5) Das vorhandene Layout können wir komplett löschen und durch unser eigenes ersetzen. Dazu »Alles markieren« und löschen und dann noch die Kopf- und Fußzeilen entfernen, damit wir mit einem leeren Blatt Papier anfangen. Hinweis: Bei dem Layout ist die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite anders. Also auch diese löschen.
Um Daten der gebuchten Rechnung im E-Mail-Text verwenden zu können, müssen Sie zunächst die »Entwicklertools« von Word im Menüband anzeigen.

Abbildung 6. Word-Optionen. Menüband anpassen und die Entwicklertools anzeigen.

(6) Jetzt ist etwas technisches Geschick gefragt. In dem Register »Entwicklertools« den »XML-Zuordnungsbereich« öffnen, die richtige »XML-Zuordnung« auswählen, ein Feld wie zum Beispiel die »DocumentNo« (Rechnungsnummer) auswählen und über die rechte Maustaste »Inhaltssteuerelement einfügen« als »Nur Text« an die aktuelle Position im Layout einfügen. Der Screenshot unten zeigt gelb markiert die wichtigsten Punkte.

Abbildung 7. Unser Layout mit XML-Zuordnungsbereich.

(7) Wenn Sie mit Ihrem Layout zufrieden sind, schließen Sie Word und importieren das geänderte Berichtslayout. Jetzt noch das benutzerdefinierte Layout mit der Berichtsauwahl für die gebuchte Rechnung verheiraten und fertig.

Abbildung 8. Berichtsauswahl und konfiguriertes Layout für den E-Mail-Text.

(8) Das Ergebnis sieht dann so aus:

Abbildung 9. E-Mail senden. Automatisch generierter E-Mail-Text.