Bodo's Dynamics NAV und Business Central Blog

NAV 2016 – Eingangsrechnungen mit OCR-Erkennung verarbeiten

Verfasst von Bodo am Mittwoch, 28. Oktober 2015

Wir wollen heute den Eingangsrechnungsprozess inkl. der OCR-Erkennung von Dynamics NAV 2016 ausprobieren. In unserem, Szenario haben wir eine Rechnung über Büromaterial von der Fa. Mercateo als PDF vorliegen.

Und los geht’s.

(1) Zunächst die Prozessbeschreibung. Die Basiskonfiguration finden Sie weiter unten erläutert. Wählen Sie »Aus Datei erstellen« um einen neuen eingehenden Beleg zu erstellen.

(2) Die Funktion »An Aufgabenwarteschlange senden« (in der Gruppe »OCR« im Menüband) gibt den Beleg frei und setzt den OCR-Status auf »Bereit«. Wenn Sie die Aufgabenwarteschlange wie weiter unten beschrieben konfiguriert haben, wird der Beleg automatisch an den OCR-Dienst gesendet. Nachdem der Beleg gesendet wurde, wechselt der OCR-Status auf »Gesendet«. Wenn der OCR-Erkennung abgeschlossen ist, holt die Aufgabenwarteschlange der Beleg ab, und der OCR-Status wechselt auf »Erfolgreich«.

Wie Sie sehen, hat die OCR-Erkennung sehr gut funktioniert. Wichtig: Der Kreditor wird über die USt.-ID gefunden!

(3) Über die Funktion »Zuordnung Text zu Konto« (in der Gruppe »Verarbeiten« bzw. »Vorgang« im Menüband) legen Sie fest, wie Dynamics NAV 2016 das Sachkonto ermitteln soll.

(4) Bitte denken Sie daran, die Buchungsgruppen für das Sachkonto vollständig anzugeben. Nur dann kann die Buch.-Blattzeile richtig erstellt werden.

(5) Jetzt nur noch die Funktion »Buch.-Blattzeilen erstellen« (in der Gruppe »Verarbeiten« bzw. »Vorgang« im Menüband) ausführen, und wir sind fertig.

Hinweis: Falls Sie beim Erstellen der Buch.-Blattzeile die Fehlermeldung bekommen, »Das Kontonr.-Feld für Kreditor "" konnte nicht ausgefüllt werden«, lesen Sie bitte hier weiter.

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Und hier noch die notwendige Basiskonfiguration:

(1) In der »Einrichtung für eingehende Dokumente« legen Sie das Fibu Buch.-Blatt fest, mit dem Sie die Eingangsrechnungen buchen wollen.

An dem Buch.-Blatt selbst ist nichts Besonderes konfiguriert, mit Ausnahme einer Nummernserie, um den Buchungen automatisch eine Belegnummer zu geben.

(2) Unter »OCR-Dienst einrichten« tragen Sie Ihren Benutzernamen, das Kennwort, den Autorisierungsschlüssel und die Dienste-URL ein. Falls Sie keine Zugangsdaten haben, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen weiter. Als OCR-Standardvorlage wählen Sie die für deutsche Rechnungen. Und vergessen Sie bitte nicht den OCR-Dienst zu aktivieren!

Auch sollten Sie die »Aufgabenwarteschlangenposten« (was für ein Wortungetüm, warum nicht einfach »Job Queue Auftrag«?) für die Kommunikation mit dem OCR-Dienst erstellen und konfigurieren. Damit werden Eingangsrechnungen automatisch gesendet und wieder abgeholt.

(3) Sie müssen die beiden »Datenaustauscharten« und »Datenaustauschdefinitionen« für Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften konfigurieren.

Die Datenaustauschdefinitionen können Sie aus der CRONUS AG exportieren und in Ihren Mandanten importieren.